Coordenador/a financeiro

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Descripción del puesto

Misión:
Ejecutar las partes del proyecto asignadas dentro de su unidad/departamento, de acuerdo a procedimientos establecidos, a fin de facilitar el cumplimiento de los plazos establecidos y coordinar los recursos necesarios (humanos y materiales), impulsando la aportación de mejoras significativas al proyecto.

Subfunción responsable de ejecutar, monitorizar, y reportar la actividad administrativa/financiera de una sociedad o proyecto, a través de la planificación, la organización, el registro de documentación, preparación de informes, la entradas de datos y el mantenimiento de la oficina operativa, con especial foco en las actividades de cuentas a pagar, cuentas a cobrar, ejecución de movimientos de tesorería y bancos, liquidación de tributos, y elaboración de cuentas anuales básicas; mantener los procesos de contabilidad, presupuestos e informes financieros de la organización; realizar análisis financieros básicos. Proporciona también servicios administrativos a todos los procesos de la organización.

Requisitos del candidato

Coordenação Financeira e de Compras

- Gerenciar processos funcionais como faturamento e pedidos de compra, garantindo precisão e pontualidade.

- Coordenar compras locais e preparar relatórios de despesas conforme necessidades do departamento.

- Auxiliar na preparação e revisão de relatórios mensais de lucros e perdas (P&L) e apresentações em slides.

Suporte Administrativo

- Executar tarefas administrativas como manter listas de distribuição e contatos, atuando como elo com parceiros financeiros e a empresa.

- Gerenciar arquivos administrativos departamentais, garantindo organização e fácil acesso.

- Coordenar correspondências, entregas por courier e outras tarefas logísticas.

Administração de Contratados

- Supervisionar os aspectos administrativos da gestão de contratados, incluindo o acompanhamento de contratos, garantindo conformidade com os termos e manutenção de registros precisos.

- Apoiar o processo de integração e desligamento de contratados, assegurando que toda a documentação necessária seja concluída e arquivada.

- Monitorar o desempenho de contratados em coordenação com os líderes de departamento e oferecer suporte administrativo para avaliações de desempenho.

- Atuar como elo entre contratados, equipes internas e fornecedores para tratar dúvidas administrativas e garantir operações eficientes.

- Garantir que as faturas dos contratados sejam revisadas, aprovadas e processadas pontualmente.

Relações com Fornecedores e Externos

- Gerenciar os aspectos administrativos do relacionamento com especialistas externos, fornecedores e prestadores de serviços.

- Atualizar e manter registros de taxas, associações, assinaturas e outros compromissos.

Projetos Especiais e Iniciativas

- Apoiar projetos especiais conforme solicitado pelo Gerente da Unidade ou outros membros da equipe.

- Participar ativamente de equipes de projeto do departamento, contribuindo para o cumprimento de metas e prazos.

Liderança Administrativa

- Recomendar, interpretar e implementar políticas e procedimentos administrativos da empresa e do departamento.

- Sob a direção do gerente, criar rascunhos de relatórios, documentos, apresentações e modelos a partir de dados brutos.

Orçamento e Relatórios

- Coordenar a preparação do orçamento anual em colaboração com a equipe de gestão.

- Revisar orçamentos mensais, investigar variações e fornecer relatórios detalhados aos interessados.

Suporte Cruzado e de Backup

- Oferecer suporte de backup a outros departamentos conforme necessário para manter a continuidade operacional.

- Facilitar proativamente a comunicação e o trabalho em equipe entre departamentos.

Qualificações:

Educação:

Graduação em Administração de Empresas, Gestão de Escritórios ou área relacionada (preferencial). Experiência de trabalho equivalente pode ser considerada.

Experiência:

Mínimo de 5 anos de experiência administrativa ou como coordenador em ambiente profissional.

Experiência com gestão de contratados e processos financeiros como faturamento, pedidos de compra e acompanhamento orçamentário.

Habilidades:

- Proficiência no pacote Microsoft Office (Excel, PowerPoint, Word, Outlook).

- Excelentes habilidades organizacionais e atenção aos detalhes.

- Comunicação eficaz (oral e escrita).

- Capacidade de priorizar tarefas e gerenciar múltiplos prazos simultaneamente.

- Conhecimento de sistemas financeiros, ferramentas de relatório e sistemas de gestão de contratados será considerado um diferencial.

Competências-Chave:

- Resolução de problemas e tomada de decisão.

- Adaptabilidade a prioridades em constante mudança.

- Proatividade e iniciativa.

- Fortes habilidades interpessoais e de colaboração em equipe.

Ambiente de Trabalho:

Esta posição pode exigir viagens ocasionais para conferências, reuniões ou projetos especiais. O ambiente de trabalho é predominantemente em escritório, com interações regulares com partes interessadas internas e externas, incluindo contratados e fornecedores.

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M/F