Auxiliar de Agendamento

• Escolaridade: Ensino Médio / Técnico Completo.
• Experiência: 01 Ano
• Conhecimentos Específicos: Atender as necessidades dos clientes, organizar o fluxo de atendimento e manter a satisfação do cliente com os serviços Toyota;

• Habilidades Pessoais: Organização e controle, Trabalho em Equipe

• Terá como base a região de Campinas.
• Oportunidade 100% presencial;
• Horário de trabalho: De segunda a sexta-feira das 08:00 às 18:00.

• Realizar atendimento do cliente via telefone, email ou whatsapp para agendamentos de revisões, substituições de peças, diagnósticos, serviços realizados na oficina, buscando a prestação de serviço satisfatória para o cliente.

Responsabilidades:

• As ligações telefônicas devem ser atendidas até o 3º. toque no setor do agendamento.
• A concessionária deve oferecer pelo menos uma opção de agendamento online/eletrônico (site ou E-mail ou WhatsApp ou aplicativo).
• O colaborador deve atender a ligação iniciando pelo nome da Concessionária, seu nome, departamento e saudação.
• O Responsável pelo Agendamento deve atender apenas 1 cliente por vez, seja por telefone ou pessoalmente.
• O Responsável pelo Agendamento deve ouvir atentamente as necessidades do cliente deixando-o manifestar livremente a sua solicitação.
• O Responsável pelo Agendamento deve confirmar os dados do cliente e do veículo no sistema.
• O Responsável pelo Agendamento deve registrar detalhadamente no sistema todas as solicitações do cliente, utilizando os termos citados por ele.
• O Responsável pelo Agendamento deve perguntar para o cliente se há outros serviços que queira solicitar.
• O Responsável pelo Agendamento deve perguntar se o cliente irá aguardar a finalização do trabalho nos casos de serviços rápidos, (revisões ou aplicação de peças que demandam até 90 minutos) conforme disponibilidade da agenda.
• O intervalo entre atendimentos deve ser de no mínimo 20 minutos.
• O Responsável pelo Agendamento deve atribuir prioridade de atendimento para clientes Retorno ou Retrabalho.
• O Responsável pelo Agendamento deve consultar o quadro Agendamento da Semana para verificar a disponibilidade da Oficina e consultar, via Sistema, os horários disponíveis do(s) Consultor(es) de Serviço.
• O Responsável pelo Agendamento deve sugerir no mínimo 2 opções de data e horário (2 opções de horários para cada uma das duas datas) de agendamento dentro dos próximos 3 dias úteis.
• O Responsável pelo Agendamento deve utilizar a Tabela de Tempos (recepção, revisões, reparos mais comuns, alinhamento, principais diagnósticos, controle da qualidade, lavagem, preparação de entrega, etc.) para compor o tempo total necessário e determinar a estimativa do prazo de entrega do veículo para o cliente.
• O Responsável pelo Agendamento deve estar atualizado quanto à indisponibilidade (férias, treinamentos, afastamentos, etc.)dos Consultores de Serviço e Técnicos, recebendo a informação por escrito com no mínimo de 5 dias de antecedência.
• Emitir a Pré O.S.
• O Responsável pelo Agendamento deve: Confirmar com o cliente os serviços solicitados (Tabela de Manutenção), itens substituídos e sistemas que serão inspecionados: suspensão, elétrica, motor e freios.
• Informar a estimativa de custo.
• Confirmar o dia e hora do agendamento.
• Informar previsão de entrega.
• Lembrar ao cliente para trazer o Manual de proprietário.
• Solicitar a retirada dos pertences pessoais.
• Despedir-se agradecendo ao cliente.
• Direciona a Pré O.S. para a Recepção de serviço (Consultores).
• Preencher o magnético com as informações abaixo e posicioná-lo no Quadro Agendamento da Semana de forma correta: 1 -Dia e hora da chegada do cliente para Recepção; 2 - Dia e hora estimados da entrega do veículo para o cliente; 3 - Nome do cliente e placa do veículo; 4 - Marcação do campo Cliente Aguarda , quando for o caso.
• Todos os pedidos de peças especiais disponíveis e ainda não agendados devem estar no slot Peças Recebidas do Quadro Preparação do Agendamento.
• O responsável do agendamento deve garantir que a informação da disponibilidade ou não da peça de pedido especial seja oferecida ao cliente antes da data agendada.
• Todos os clientes agendados para o dia seguinte deverão receber confirmação do agendamento no dia anterior. Seja via WhatsApp, e-mail, SMS ou telefone.
• O Responsável pelo Agendamento deve transferir as Pré O.S´s do dia seguinte do Quadro de Preparação do Agendamento para o quadro de Agendamentos de Hoje até o final do expediente do dia.
• O Responsável pelo Agendamento deve entrar em contato com o cliente para realizar novo agendamento em até 40 minutos do horário inicial agendado previamente. Caso o cliente queira voltar com o veículo no mesmo dia, verificar a disponibilidade da oficina e oferecer as opções dos horários.
• Após o contato com o cliente, o Responsável pelo Agendamento deve anotar na Pré OS, a data e horário do contato, bem como a nova data e horário reagendado, quando for o caso.
• Executar outras atividades correlatas.