Auxiliar de Gestão de Documentos Acadêmicos

Missão do cargo:

Organizar e manter atualizado o acervo acadêmico físico e digital suporte no processo de emissão de documentos acadêmicos, de acordo com as políticas estabelecidas pelo Ministério da Educação – MEC.

Principais responsabilidades:

• Digitalização: Converter documentos acadêmicos físicos em formatos digitais.
• Matrícula Digital: Validar documentos dos alunos ingressantes no processo de matrícula digital.
• Cobrança: Realizar cobrança por e-mail de documentos pendentes para os alunos ativos e formados.
• Validação de Dados: Validar os dados cadastrais dos alunos no sistema acadêmico para emissão de documentos acadêmicos.
• Eliminação Adequada: Garantir a eliminação adequada de documentos obsoletos ou não necessários, seguindo as políticas de retenção de registros da organização e regulamentações aplicáveis.
• Classificação e Organização: Classificar e organizar documentos de acordo com um sistema de arquivamento padronizado para garantir fácil recuperação e acesso.
• Arquivamento e Registro: Manter registros precisos de documentos e localização.
• Confidencialidade e Segurança: Garantir a confidencialidade e a segurança de documentos sensíveis, seguindo as políticas de segurança da informação da organização.
• Assistência em Pesquisas: Auxiliar na pesquisa e recuperação de documentos quando solicitado, fornecendo informações precisas e oportunas.
• Atualização de Sistemas de Gestão de Documentos: Utilizar sistemas de gerenciamento de documentos e software de organização para manter registros atualizados e facilitar a pesquisa.
• Validação de documentos de alunos formados: validar documentos dos alunos formados que solicitaram via requerimento o Certificado de Conclusão de Curso e Diploma de Graduação, Mestrado ou Doutorado.
• Controle e atendimento de solicitações por meio de requerimento e interações com alunos via CRM e e-mails.
• Realizar outras atividades profissionais correlatas e inerentes ao cargo exercido conforme orientação ou solicitação do superior imediato.

Formação: Ensino Médio Completo.

Competências técnicas e comportamentais:

• Experiência de 1 ano no mínimo na área de arquivo e digitalização.
• Conhecimentos, Habilidades e Competências desejáveis:
• Trabalho em equipe;
• Pacote Office (básico);
• Organização;
• Agilidade;
• Escuta ativa;
• Atenção a detalhes;
• Comunicação oral e escrita;
• Iniciativa;
• Aprimoramento Contínuo.